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E-Mail-Kommunikation mit der Kanzlei Wild

E-Mail Verschlüsselung

Herkömmliche E-Mails werden vom Absender zum Empfänger unverschlüsselt übertragen. Ähnlich einer Postkarte können neben dem E-Mail Provider (Telekom, GMX,...) zudem auch fremde Dritte die Kommunikation einsehen. Um Ihre Daten vor einem unerwünschten und letztlich unkontrollierbaren Zugriff durch fremde Dritte zu schützen, bieten wir die Möglichkeit an, E-Mails von und an uns zu verschlüsseln.

Wir haben uns für eine Verschlüsselungslösung entschieden, die sich automatisch in Ihren Arbeitsablauf einfügt. So wollen wir sicherstellen, dass die E-Mail Kommunikation weiterhin einfach und schnell erfolgen kann und zudem für Sie keine zusätzlichen Kosten entstehen.


Unsere derzeitige Lösung sieht drei verschiedene Verfahren zur Verschlüsselung vor:

Zum Öffnen der verschlüsselten E-Mails ist gegebenenfalls eine einmalige, kostenfreie Registrierung in unserem Entschlüsselungsportal erforderlich. Die Registrierung im Portal bietet zudem die Möglichkeit, der Kanzlei WILD über die Funktion „Sicher Antworten“ eine ebenfalls gesicherte Rückantwort zukommen zu lassen.

Aufruf des Entschlüsselungsportals nur über E-Mail Anhang möglich!

Der Aufruf des Entschlüsselungsportals und die Registrierung sind ausschließlich aus dem Anhang (secure-email.html) der E-Mail möglich, die Sie von Ihrem Steuerberater verschlüsselt empfangen haben.

Jeder Kommunikationspartner, für den kein Schlüsselmaterial vorliegt (S/MIME oder PGP), erhält eine E-Mail über das Entschlüsselungsportal. Mit der ersten verschlüsselt empfangenen E-Mail registrieren Sie sich am Portal.

Einmalige Registrierung am Entschlüsselungsportal

Voraussetzung:

Sie haben eine E-Mail mit verschlüsseltem Inhalt erhalten.

Vorgehen:

  • E-Mail öffnen: auf E-Mail doppelklicken.

  • Anhang öffnen: auf Anhang secure-email.html doppelklicken.

    Der Anhang öffnet sich mit einem Internet-Browser.

    Abhängig vom verwendeten Mail-Client muss der Anhang evtl. vorher gespeichert werden.

  • Auf die Schaltfläche Öffnen klicken.

  • Der Dialog zur Sprachauswahl wird angezeigt. Wählen Sie die von Ihnen bevorzugte Sprache für das Portal.

  • Klicken Sie in der aktuellen Ansicht auf OK. Dadurch wird die E-Mail in das Entschlüsselungsportal hochgeladen und der Registrierungsdialog angezeigt.

    Hinweis: Die E-Mail wird ausschließlich zur Entschlüsselung in das Portal hochgeladen.

  • Vergeben Sie ein Passwort und wiederholen Sie die Eingabe.

Die entschlüsselte E-Mail wird angezeigt. Die einmalige Registrierung ist abgeschlossen.

Verschlüsselte E-Mail entschlüsseln

Voraussetzung:

Sie haben eine E-Mail mit verschlüsseltem Inhalt erhalten.

Sie haben sich am Entschlüsselungsportal registriert (Dok.-Nr. 1001129)

Vorgehen:

  • E-Mail öffnen: Auf E-Mail doppelklicken.

  • Anhang öffnen: Auf Anhang secure-email.html doppelklicken.

    Der Anhang öffnet sich mit einem Internet-Browser.

    Abhängig vom verwendeten Mail Client muss der Anhang evtl. vorher abgespeichert werden.

  • Auf die Schaltfläche Öffnen klicken.

    Im Browser wird ein Dialog zum Hochladen der verschlüsselten E-Mail in das Entschlüsselungsportal DATEV E-Mail-Verschlüsselung angezeigt.

    Hinweis: Die E-Mail wird ausschließlich zur Entschlüsselung in das Portal hochgeladen.

  • Auf die Schaltfläche OK klicken.

  • Wenn Sie zum 1. Mal eine verschlüsselte E-Mail öffnen, öffnet sich die Registrierung für das Entschlüsselungsportal DATEV E-Mail-Verschlüsselung. Die Registrierung muss nur einmal durchgeführt werden. Hierzu die Anweisungen befolgen und auf Weiter klicken.

    Wenn Sie registriert sind: Passwort erfassen und auf die Schaltfläche Anmelden klicken.

Die entschlüsselte E-Mail kann gelesen werden.

Setzen Sie eine Softwarelösung der DATEV ein und haben Sie die Verschlüsselungszertifikate zum Download freigegeben, entfällt der Weg über das Entschlüsselungsportal ersatzlos, da automatisch eine entschlüsselte Zustellung in das von Ihnen verwendete E-Mail-Programm erfolgt.

Um E-Mail mit einem DATEV MyDentity Stick zu entschlüsseln oder zu verschlüsseln ist eine einmalige Einrichtung erforderlich. Danach muss lediglich der MyDentity mit dem PC verbunden sein, wenn Sie die E-Mail in Outlook öffnen wollen.

Einen ausführliche Anleitung ist unter folgendem Link zu finden:
E-Mails mit DATEV SmartCard signieren und verschlüsseln

Sollten Sie ein eigenes Verschlüsselungszertifikat (S/MIME bzw. PGP) besitzen und dieses für die E-Mail-Verschlüsselung nutzen, können Sie das Zertifikat im Entschlüsselungsportal DATEV E-Mail-Verschlüsselung hochladen. Sie erhalten anschließend keine Portal E-Mails mehr, d.h. die E-Mails werden ab diesem Zeitpunkt automatisch entschlüsselt in das von Ihnen verwendete E-Mail-Programm übergeben.

Alternativ können Sie auch eine signierte E-Mail an schluesselimport@datev.de senden. Auch in diesem Fall werden alle zukünftigen E-Mails an Sie mit Ihrem persönlichen Zertifikat verschlüsselt. Dieses können Sie auch nutzen, falls Sie ein Domainzertifikat im Einsatz haben.

Um eine E-Mail mit einem eigenen Zertifikat zu entschlüsseln oder zu verschlüsseln ist eine einmalige Einrichtung erforderlich. Danach muss lediglich das Zertifikat auf dem PC verfügbar sein, wenn Sie die E-Mail in Outlook öffnen wollen. Auf diesem Weg ist auch die Integration einer bei Ihnen vorhanden Zentralen E-mail Ver-/Entschlüsselung (Domainzertifikate) möglich.

Einen ausführliche Anleitung ist unter folgendem Link zu finden:
E-Mail-Verschlüsselung: S/MIME Zertifikat oder PGP-Schlüssel hochladen

Detailiertere Informationen zu Domainzertifikaten finden Sie hier:
Einbindung von Domainzertifikaten


Sollten Sie keine Verschlüsselung wünschen, sind wir seit In-Kraft-Treten der DSGVO verpflichtet, eine schriftliche Zustimmung von Ihnen hierzu einzuholen. Dazu reichen Sie bitte das untenstehende Formular unterschrieben an uns zurück. Die Genehmigung gilt nicht für E-Mails, die vertrauliche Daten von Dritten (z.B. Lohnsachverhalte Mitarbeiter) enthalten. Der elektronische Versand muss hier aus rechtlichen Gründen verschlüsselt erfolgen.

Für die Regelung der elektronischen Kommunikation nutzen Sie bitte das unter folgendem Link verfügbare Formular:

Um an die Kanzlei Wild zentral verschlüsselt zu senden, können Sie hier das Zertifikat unserer Zentrale (infokanzlei-wildde) herunterladen:


Verfügen Sie über ein DE-Mail Postfach, dann können Sie uns auch über dieses sichere E-Mail Verfahren eine nachricht zukommen lassen.

Senden Sie hierzu eine DE-Mail an unsere zentrale Adresse:
DE-Mail:  infokanzlei-wild.de-mailde

Die Signaturzertifikate der Kanzlei Wild sind von der DATEV e.G. identifiziert und verifiziert. Daher sind für die Überprüfung die Herausgeberzertifikate der DATEV e.G. erforderlich.
Installieren Sie ggf. die Herausgeberzertifikate der DATEV (Download: www.datev.de/zertifikate):

  • Wenn Sie DATEV-Software (z. B. Grundpaket Basis oder Sicherheitspaket) auf Ihrem PC installiert haben, sind alle notwendigen Zertifikate automatisch der Microsoft-Zertifikatsverwaltung hinzugefügt.
  • Wenn Sie nicht mit Microsoft Outlook oder OutlookExpress arbeiten, dann wird die Signatur ggf. als Anlage der E-Mail beigefügt: Smime.XXX. Wenden Sie sich an Ihren Administrator oder Ihren IT-Techniker.

Wir verschlüsseln sämtliche ausgehenden E-Mails an Banken und Behörden um die vertraulichen Daten unserer Mandanten zu schützen.

Typischerweise sind die meisten Banken und viele Behörden bereits automatisch an unsere E-Mail Verschlüsselungs-Lösung (DATEV E-Mail Verschlüsselung) angebunden. Ohne eine Anbindung der Organisation erfolgt die Verschlüsselung der E-Mails über unsere Portallösung. 

Für den Fall, dass Sie noch nicht angebunden sind, finden Sie im Folgenden weitere Informationen:

Senden Sie eine elektronisch signierte E-Mail an schluesselimportdatevde. Sie erhalten sofort eine automatische Rückmeldung, ob der Verschlüsselungsschlüssel korrekt importiert wurde und eine verschlüsselte Test-E-Mail.

Nach diesem Schritt erhalten Sie alle E-Mails von uns mit Ihrem persönlichen Zertifikat verschlüsselt. Im Regelfall werden diese zentral durch die Verschlüsselungsserver der Finanzinformatik entschlüsselt und Ihnen zugestellt.

Weitere Informationen finden Sie bzw. Ihre IT in der folgenden Anleitung:
Sparkassen, Kreissparkassen: E-Mails automatisch verschlüsseln

Im Regelfall nutzen Sie eine gateway-basierte E-Mail-Verschlüsselung über Ihr jeweiliges Rechenzentrum. Leiten Sie das untenstehende Informationsschreiben an Ihre IT-Abteilung weiter, diese wird die E-mail Verschlüsselung einmalig einrichten. Sie erhalten dann alle E-Mails bereits entschlüsselt.

Steht Ihnen keine gateway-basierte E-Mail-Verschlüsselung zur Verfügung, erhalten Sie E-Mails von unserer Kanzlei zukünftig über unsere sichere Portallösung.

Informationen für Ihre IT zur einmaligen Einbindung in die gateway-basierte E-Mail-Verschlüsselung:
E-Mail-Verschlüsselung: Domänenzertifikat anbinden